مدیریت زمان: موانع بهره وری

بزرگترین مانعی که برای مدیریت زمان موثر وجود دارد، چیزی است که مردم فکر می کنند بهره وری شان را بیشتر می کند. قبل از اینکه خیلی عمیق تر در مورد مدیریت زمان صحبت کنیم، بهتر است ماجرای مولتی تسکینگ را بدانید!

برای اینکه شما مستقیما آن را تجربه کنید، بیایید یک تمرین را با هم انجام بدهیم!

میخواهیم بفهمیم وقتی شما چندین کار را انجام می دهید چطور از زمانتان استفاده می کنید. شما می توانید از هر کاغذ سفیدی برای انجام این تمرین استفاده کنید.

وقتی افراد فکر می کنند که آن ها دارند چندیدن وظیفه را انجام می دهند یا مولتی تسکینگ می کنند، اغلب آنها دارند سوئیچ تسکینگ می کنند! سوئیچ تسکینگ تنها وقتی اتفاق می افتد که شما قصد دارید کاری را انجام بدهید. سوئیچ تسکینگ یک دزد است، دزد زمان، دزد پول و فکر شماست!

قرار است شما کم کم تجربه کنید که منظور حرف من چیست، این تمرین به شرح تصویر زیر است:

اول عبارت را بنویسید (Switchtasking is a thief) یعنی سوئیچ تسکینگ یک دزد است!، بعد از وارد کردن این عبارت در ردیف زیر اعداد را از 1 تا 21 وارد کنید (یک عدد به ازای هر کلمه درون عبارت) وقتی این کار را انجام می دهید از یک تایمر استفاده کنید و زمانتان را پایین ردیف دوم بنویسید.

حال که این کار ها را انجام داده اید از شما می خواهم که این بار سوئیچ تسکینگ کنید!، بین هر کلمه و عدد سوئیچ کنید. باز هم صبر کنید که کامل دستورالعمل کار را به شما بدهم و بعد از آن شروع کنید.

برای هر کلمه ای که در آن ردیف نوشتید مانند تصویر زیر یک عدد هم زیر آن بنویسید.

حال این کار را هم زمان بگیرید و ببینید که چقد طول می کشد. چیزی که الان تجربه کردید ماجرای اصلی مولتی تسکینگ است. به جای اینکه سریع تر کارتان انجام بشود، شما بد ترین نتیجه را آن هم به آرامی گرفتید! این برای آن خاطر بوده است که مغز شما به طور فیزیکی نمی تواند از پس چندین کار فعال به صورت همزمان بر بیاید.

در فعالیت های روزمره تان همین سوئیچ تسک کردن های پشت سر هم بین کارهای تان هم همین نتیجه ای که الان به چشم دیدید را دارد. دقیقا مانند تجربه ای که از سوئیچ کردن پیا پی بین نوشتن و حرف و عدد به دست آوردید. وقتی بیشتر افراد می گویند که دارند چندین کار را با هم انجام می دهند یا اینکه من مولتی تسکر خوبی هستم، آن ها فقط قصد دارند چندین کار را همزمان انجام دهند. این سوئیچ تسکینگ است و برای مدیریت موثر زمان اصلا خوب نیست.

سه اثر سوئیچ تسکینگ

به خاطر داشته باشید که وقتی کسی فکر می کند که دارد مولتی تسکینگ می کند، کاری که در حقیقت دارد انجام می دهد سوئیچ پشت سر هم بین کار ها است. این مولتی تسکینگ نیست بلکه سوئیچ تسکینگ است!

1. وقتی سوئیچ تسکینگ می کنید، زمان تکمیل کار هایتان افزایش پیدا می کند. عملا بهتر است برای کاهش زمان تکمیل کردن کار هایتان بهتر است آن ها را به صورت نوبتی انجام دهید، اینگونه شما می توانید همه آن ها را در کمترین زمان پایان دهید و در نهایت تکمیلشان کنید.

2. در این مورد می توان به کیفیت اشاره کرد. وقتی شما دارید سوئیچ تسکینگ می کنید، در واقع کیفیت کارتان پایین می آید و احتمال خطا در انجام آن کار ها افزایش می یابد.

3. سوئیچ تسکینگ سطح استرس شما را افزایش می دهد. وقتی که بحث سوئیچ تسکینگ می شود، حتی سک لیست از کار های ساده هم شدیدا استرس زا می شوند.

خبر خوب چیست؟ آن هم این است که ما قرار است رویکاهش دادن تعداد سوئیچ ها بین کارهای تان در طول روز کار کنیم، پس شما کار های تان را سریع تر، با اشتباهات کمتر و استرس کلی کمتر به اتمام می رسانید.

برای اینکه شما روی کار هایتان تمرکز و زمان بیشتری پیدا کنید، می خواهیم سه اصل اساسی بهره وری را مطرح کنیم؛ فضا، ذهن و زمان. هر چند این به نظر شاید خلاصه بیاد اما این سه اصل اجزای اصلی بهره وری هستن که شما در طول روز با آن سرو کار دارید.

اولین اصل مدیریت زمان فضا است

منظور از فضا همان فضای محیط کاری تان است (آیتم های فیزیکی دوروبر تان)، چقدر خوب از این فضا استفاده می کنید؟ هر چه بیشتر نقطه جمع آوری داشته باشید، بیشتر سوئیچ دارید! پس بیائید کمترین حد ممکن نقطه جمع آوری داشته باشید. یک نقطه جمع آوری جایی است که کار های حل نشده با هم قرار می گیرند. نقطه های جمع آوری می توانند شامل چندین تیکه کاغذ، مقدار زیادی صورت حساب، آیتم های داخلی کشو، حتی اینباکس های میل یا اینباکس های ویس میل (پیغام صوتی تان) و یا کاغذ های رسید در جیب های شما باشند. تمامی این ها به عنوان نقطه جمع آوری در نظر گرفته می شوند. ما می خواهیم بگوئیم که چطور این مقدار از نقاط جمع آوری را کاهش بدهید که تعداد سوئیچ کمتری را داشته باشید و همچنین زمان بیشتری را بدست بیاورید.

دومین اصل ذهن شماست! (ذهن تان را خالی کنید)

خیلی از افراد از ذهن شان به عنوان نقطه جمع آوری استفاده می کنند، وقتی این اتفاق می افتد شما به تمامی وظایف تان، کارهای تان و پروژه های تان اجازه می دهید که دور سرتان بچرخند.

به یک ساعت قبل فکر کنید! وقتی فکر جدید به سر تان زد، چند بار دچار وقفه فکر شده اید؟ هر کدام از این وقف های کوچک یک سوئیچ بوده اند و هر کدام از این سوئیچ ها باعث می شود که کار های زمان بیشتری ببرد، باعث اشتباهات بیشتر شما می شود و همچنین سطح استرس شما را هم افزایش می دهد.

ذهنی که پر از آیتم های وظیفه ای و آیتم های عملی باشد، به طور مداوم در حالت سوئیچینگ است، بنابراین بهره وری مناسب را ندارد، خیلی استرس زاست و بسیاری از اشتباهات را به همراه می آورد.

سومین و آخرین معیاری که با آن سرو کار دارید خود زمان است

زمانتان را صرف با ارزش ترین چیز بکنید. کلی ایده و فرصت در روز برای شما پیش می آید، آن هایی که بیشترین بهره وری را می برند مهارت انتخاب آگاهانه را راجب به اینکه کجا زمانشان را متمرکز کنند به استادی رساندند، همچنین آن ها قادرند مرز هایی برای خودشان ایجاد کنند که توجه شان را حفظ کند. شما هم  می توانید این کار ها را انجام بدهید، این با شناسایی ام وی اِی (MVA) هایتان شروع می شود (با ارزش ترین فعالیت های شما) و بعد از آن ایجاد سهمی از زمان برای گذراندن آن فعالیت، که به نوعی همان پایین تر از حد زمانتان استفاده کردن می شود که به شما اطمینان می دهد هیچ گاه فرا تر از سهم تان نروید. با این کار شما در حقیقت بیشتر انجام داده اید، کمتر استرس دارید و عملا زمان بیشتری دارید.

با ماهر شدن در سه اصل فضا، ذهن و زمان آماده تر خواهید شد و بهره وری و تمرکزتان افزایش پیدا می کند.

خیلی مهم است بدانیم دیدگاه شما راجع به این مطلب چیست؟

avatar
  Subscribe  
Notify of